Datenschutz - Personalakte (17.05.2010)
Der Begriff "Personalakte" ist gesetzlich nicht definiert. Letztendlich ist hierunter die Sammlung der für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen durch den Arbeitgeber über den Arbeitnehmer zu verstehen. Auch bei der Führung einer Personalakte ist der Grundsatz der Datenvermeidung und der Datensparsamkeit zu beachten. Es sind also lediglich für das Arbeitsverhältnis relevante Daten zu erheben und zu speichern, außerdienstliches Verhalten ist nur unter bestimmten Voraussetzungen relevant.
Die Personalakte hat einen streng vertraulichen Charakter, es ist daher genau zu prüfen, welche Daten erhoben, welche Unterlagen also gespeichert werden. Es besteht ein Spannungsverhältnis zwischen dem berechtigten Interesse des Arbeitgebers, bestimmte Daten zu speichern und dem ebenfalls berechtigten Interessen des Arbeitnehmers am Schutz seiner personenbezogenen Daten. Seit der Novelle des Bundesdatenschutzgesetzes und der Einführung von Ordnungsgeldern bei entsprechenden Verstößen, kommt der Frage, wie eine Personalakte geführt wird eine wichtige Rolle zu.
Aufgrund des vertraulichen Charakters der Personalakte ist es selbstverständlich, dass der Zugang nur bestimmten Personen vorbehalten seien muss, egal ob die Akte als Papierakte manuell oder, ggf. sogar web-basiert, digital geführt wird.Es ist anerkannt, dass die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) auch auf die personenbezogenen Daten in Personalakten Anwendung finden. Hiernach sind Mitarbeiterdaten mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme zu sichern. Insbesondere ist sicherzustellen, dass ausschließlich der Vorgesetzte des betroffenen Mitarbeiters oder hiermit betraute Mitarbeiter der Personalabteilung Zugang zu der Personalakte erlangen. Diese sind vorab entsprechend zu schulen. Gerade bei einer digitalen Personalakte (auch elektronische Personalakte) ist sicherzustellen, dass ausschließlich bestimmten Benutzern Zugriff zur Personalakte gewährt wird. Entsprechend web-basierte Systeme sind daher sicher zu verschlüsseln.
Befinden sich in einer Personalakte sensible Unterlagen über den Mitarbeiter, so sind diese nochmals innerhalb der Personalakte zu sichern (verschlossenes Kuvert oder ähnliches). Ärztliche Zeugnisse mit Befunddaten, die zur Personalakte gegeben wurden, sind getrennt zu verwahren, damit auf diese wirklich nur dann zugegriffen wird, wenn es auch tatsächlich erforderlich ist (BAG in NZA 1988, 1988, 53).
Nach § 34 BDSG hat der Arbeitnehmer einen Auskunftsanspruch über die zu seiner Person gespeicherten Daten. Das Auskunftsersuchen durch den Arbeitnehmer ist formlos möglich, die Auskunft durch den Arbeitgeber ist auf Verlangen in Textform zu erteilen. Die Regelungen des BDSG treten hinter anderen bundesrechtlichen Vorschriften zurück, soweit diese auf personenbezogene Daten anzuwenden sind. Eine wichtige Vorrangsvorschrift stellt beispielsweise § 83 BetrVG dar, wonach der Arbeitnehmer ein Einsichtsrecht in die über ihn geführte Personalakte erhält. Der Arbeitnehmer hat also nicht nur einen Auskunftsanspruch gegenüber seinen Arbeitgeber, welche Daten über ihn gespeichert sind, er kann die Personalakte vielmehr tatsächlich einsehen. Der Arbeitnehmer darf die Akte zwar nicht kopieren, er kann sich aber bei der Einsichtnahme durchaus Notizen machen.
Kommt der Arbeitgeber dem Auskunftsrecht nicht nach, kann sich der Arbeitnehmer an die entsprechende Aufsichtsbehörde des Landes wenden (z.B. Regierungspräsidium in Hessen). Ist ein Konflikt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer durch die Einschaltung der Aufsichtsbehörde nicht zu klären, so kann der Anspruch des Arbeitnehmers vor dem zuständigen Gericht geltend gemacht werden. Die Personalakte hat grundsätzlich nur Unterlagen über wahre Tatsachen zu enthalten. Ein Papier mit nachweisbar falschen oder ehrverletzenden Fakten ist zu entfernen.
Eine Verletzung der Auskunftspflicht stellt seit der Novelle des Bundesdatenschutzgesetzes im Jahr 2009 eine Ordnungswidrigkeit dar, § 43 Abs. 1 BDSG. Ein entsprechendes Auskunftsverlangen durch den Arbeitnehmer ist damit durchaus ernst zu nehmen.
Für weitere Fragen zum Thema Datenschutz und Arbeitsrecht, z.B. wer berechtigt ist, entsprechende Daten zu erheben und ob ggf. die Zustimmung eines Dienststellenleiters erforderlich ist, stehen wir gerne in einem persönlichen Gespräch zur Verfügung.